A documentação no âmbito da Museologia tem início a partir de uma integração de todas as áreas do conhecimento presentes no acervo. A análise, ponto crucial para qualquer sistema de documentação, requer sempre subsídios dessas áreas. A criação, a inserção de dados em sistemas de recuperação da informação, os contextos e estudos históricos, sociais e culturais, as diversas leituras possíveis de um objeto musealizado, entre outros, sempre exigem a participação permanente de uma equipe multidisciplinar destinada à atualização permanente da documentação. Essa integração e constante atualização é que garantem o aprimoramento do acesso público à informação e aos variados conhecimentos gerados pela instituição museológica. É através da documentação que a pesquisa museológica se faz presente.
A documentação nos permite perceber o quão diversificados são esses espaços, pois é justamente através dela, que acompanhamos a trajetória do objeto dentro das coleções e dos museus, transitando por todas as etapas da gestão museológica e passando pelo conhecimento de profissionais das mais variadas áreas. A riqueza das informações que são portadores os objetos, demandam desses espaços, complexos sistemas de documentação, que viabilizam o acesso e a recuperação eficaz da informação e, que o permitem desenvolver sua principal função social, a comunicação com o público.
Um sistema eficaz de documentação museológica deve ser ao mesmo tempo confiável, adaptável a diversas situações e coleções e econômico, no sentido de oferecer a informação da melhor maneira possível. Além de possibilitar a gestão adequada de coleções museológicas, ele deve evitar e/ou minimizar problemas ligados a perdas por falta de organização e controle e roubos e extravios, na medida em que faz com que a coleção divulgue ao mundo, o domínio de suas propriedades. Portanto, são indispensáveis à salvaguarda do patrimônio cultural.
Partindo do pressuposto que objetos museológicos (objetos-testemunho / objetos-documento) são suportes de informação, o principal desafio de um museu / coleção científica é preservar o objeto e a possibilidade de informação que ele contém e que o qualifica como documento. Além de ser carregado de significados e informações, também é fonte de valor simbólico e veículo informacional. Características estas que o evidenciam enquanto representante autorizado de um determinado fato/situação ocorrido no tempo e no espaço.
A Coleção de Macrofósseis possui um plano de documentação que envolve: inventário; mapeamento e organização informacional; migração da informação manuscrita para o formato digital; controle estatístico de entrada e saída de acervo e acesso público e pesquisa museológica. Já a elaboração de uma base de dados específica para a documentação de coleções científicas e a criação de um terminal de consulta online e offline, são ações em desenvolvimento e implementação.
